1. Inleiding

Deze Privacyverklaring geeft aan welke persoonsgegevens Vecos verwerkt van prospects, klanten, leveranciers en sollicitanten en op welke manier Vecos deze verwerkt. Vecos verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’), zodat de privacy van betrokken personen wordt gewaarborgd.  Vecos verwijst voor het verwerken van persoonsgegevens van websitebezoekers naar het Privacy Statement op de website. Vecos verwerkt voor het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers en oud-medewerkers naar het handboek HR van Vecos.

Vecos verwerkt persoonsgegevens van klanten in de hoedanigheid van ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en ‘verwerker’. Dit beleid beschrijft alleen de verwerkingen door Vecos als ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Voor de verwerkingen door Vecos als verwerker wordt verwezen naar de verwerkersovereenkomst die Vecos sluit met haar klanten en naar (de samenvatting van) het Informatie en Veiligheidsbeleid.

2. Zakelijke relaties

 

• Prospects

Doeleinden van verwerking	Grondslagen	Persoonsgegevens die worden verwerkt
(Aangaan of) onderhouden van een zakelijke relatie	Gerechtvaardigd belang	Naam contactpersoon, zakelijke NAW-gegevens, functie, telefoonnummer, E-mailadres, inhoud van berichten/e-mails
Informeren over diensten en producten	Anders: Toestemming voor een of meer specifieke doeleinden
Uitvoering van procedures i.v.m. het (eventueel) aangaan van een overeenkomst

 

Bewaartermijnen

Maximaal 1 jaar nadat bekend is geworden dat een (commercieel) traject geen gevolg gaat krijgen.

Maximaal 4 weken nadat een opt-out is ontvangen.

• Klanten

Doeleinden van verwerking	Grondslagen	Persoonsgegevens die worden verwerkt
Uitvoeren van een overeenkomst voor leveren van diensten en producten	Gerechtvaardigd belang	Naam contactpersoon, zakelijke NAW-gegevens, functie, telefoonnummer, E-mailadres, inhoud van berichten/e-mails
Informeren over diensten en producten	Anders: Toestemming voor een of meer specifieke doeleinden
Financiële administratie en facturatie en daaraan verwante processen
Eventueel behandelen van geschillen en (juridische) procedures
Onderhouden van de klantrelatie

 

Bewaartermijnen

Maximaal 2 jaar na einde dienstverlening (laatste factuur) of garantieperiode, tenzij de gegevens langer bewaard dienen te worden op basis van wettelijke grond. Dan geldt de minimale wettelijke bewaartermijn.

Als er op basis van toestemming wordt verwerkt: maximaal 4 weken nadat een opt-out is ontvangen.

• Leveranciers

Doeleinden van verwerking	Grondslagen	Persoonsgegevens die worden verwerkt
Aangaan of onderhouden van een zakelijke relatie	Uitvoeren van een overeenkomst door leverancier	Naam contactpersoon, zakelijke NAW-gegevens, functie, telefoonnummer, E-mailadres, inhoud van berichten/e-mails, financiële gegevens
Communicatie over de levering van producten/diensten aan	Gerechtvaardigd belang
Financiële administratie en betalingen en daaraan verwante processen	Wettelijke basis
Eventueel behandelen van geschillen en (juridische) procedures	Anders: Toestemming voor een of meer specifieke doeleinden

 

Bewaartermijnen

Maximaal 2 jaar na einde dienstverlening (laatste factuur), tenzij de gegevens langer bewaard dienen te worden op basis van wettelijke grond. Dan geldt de minimale wettelijke bewaartermijn.

Als er op basis van toestemming wordt verwerkt: maximaal 4 weken nadat een opt-out is ontvangen.

3. Sollicitanten

Doeleinden van verwerking	Grondslagen	Persoonsgegevens die worden verwerkt
Zoeken van sollicitanten	Gerechtvaardigd belang	Identificatiegegevens en overige gegevens die door een sollicitant ter beschikking worden gesteld.
Beoordeling van geschiktheid voor functie	Anders: Toestemming voor een of meer specifieke doeleinden
Vergoeding onkosten

 

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens van sollicitanten die na beoordeling niet in aanmerking komen voor een mogelijk dienstverband worden direct verwijderd.

Na toestemming kunnen de gegevens worden bewaard voor max. [1] jaar.

4. De verwerkingen

 

• Bewaartermijnen

Vecos bewaart persoonsgegevens in overeenstemming met haar bewaartermijnenbeleid. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt.

Doeleinde	Verwerkingsgrond	Bewaartermijn
Uitvoering van overeenkomst	Gerechtvaardigd belang/ uitvoering van een overeenkomst	Max. 5 jaar na einde overeenkomst
Financiële administratie, facturatie/betalingen, verzekering, daaraan verwante processen	Gerechtvaardigd belang/ uitvoering van een overeenkomst	Max. 7 jaar na einde overeenkomst (indien relevant rekening houdend met fiscale bewaarplicht van 7 jaar)
Onderhouden van zakelijke relatie/informeren over diensten	Gerechtvaardigd belang/ toestemming	Max. 1 jaar na einde  doelstelling/grond of  max. 4 weken na intrekken toestemming
Eventueel behandelen van geschillen/ (juridische) procedures	Gerechtvaardigd belang	Max. 10 jaar na einde overeenkomst/event, afhankelijk van bijzonderheid van het dossier
Zoeken en beoordelen sollicitanten	Gerechtvaardigd belang/Toestemming	Direct verwijderen na “no go”

 

• Derden en doorlevering

Vecos verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in de EER en binnen de groep waartoe Vecos onderdeel is (Cerebel Groep B.V.). [VS: Indien Vecos gebruik maakt van ] Vecos deelt persoonsgegevens in beginsel niet met derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, het optreden in haar eigen belang in geschillen of (juridische) procedures, op basis van een wettelijke grondslag of gerechtelijke uitspraak (die uitvoering behoeft).

Vecos maakt gebruik van  de volgende verwerkers:

Verwerker	Activiteit	Geo
Microsoft		EER
Sioux		EER
WSB		EER
AWS	Mailprocessor	EER

 

Vecos maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (waaronder profilering).

5. Contact

 

• Intrekken van toestemming

Wanneer Vecos persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming dan kan deze toestemming worden ingetrokken. Dit kan door een mail te sturen aan de persoon van Vecos met wie contact is en door een mail te sturen aan privacy@vecos.dotsdev.nl.

• Rechten van betrokkenen

Betrokkenen kunnen hun rechten onder de AVG, zoals inzage, correctie en verwijdering, uitoefenen door een verzoek te sturen aan privacy@vecos.dotsdev.nl. Vecos handelt deze dan binnen 1 maand af, of indien er meer tijd nodig is om een verzoek zorgvuldig af te handelen, binnen een verlenging van max. 2 maanden. Vecos zal betrokkene over een eventuele verlenging informeren. Het verzoek om rechten onder de AVG uit te oefenen, dient zo concreet mogelijk te zijn en de betrokkene dient zich te identificeren. Indien Vecos daarbij vraagt om het verstrekken van een kopie van een identiteitsbewijs, dient deze kopie te voldoen aan de volgende voorwaarden: onleesbaar BSN en onleesbare pasfoto.

• Vragen en klachten

Vragen over dit beleid kunnen of klachten over het niet naleven van de AVG door Vecos kunnen ingediend worden aan Vecos via privacy@vecos.dotsdev.nl. Als een betrokkene van mening is dat zijn/haar klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kan zij een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag of bij een bevoegde rechter.

 

Datum laatste wijziging: 03 december 2018

Vecos kan dit beleid van tijd tot tijd wijzigen.

6. Changelog

Datum/versie	Omschrijving	door
V0.3 – 3-12-2018	Algemene aanpassingen	Rvg/AB
V1.0 -18-10-2021	Subprocessors aangepast	RvG

 

 

 

Vecos Europe B.V.

Esp 236

5266 AD Eindhoven